Joomla! Documentation™

Workflows realisieren

Die allgemeine Reihenfolge der Aufgaben, um einen neuen Workflow einzurichten sind:

1. Planen
2. Neue Benutzergruppen hinzufügen (optional)
3. Neue Benutzer hinzufügen und sie den entsprechenden Benutzergruppen zuweisen (optional)
4. Neuen Workflow erstellen
5. Die Stufe(n) für diesen Workflow mit der/den Bedingung(en) erstellen
6. Die Übergänge des Workflows anlegen
7. Hinzufügen oder Bearbeiten der entsprechenden Kategorie, für den Workflow
8. Die Berechtigungen der Kategorie bearbeiten, sodass die neuen Benutzergruppen nur die für sie erforderlichen Berechtigungen erhalten
9. Falls erforderlich, Benachrichtigungen einrichten
10. Den Login-Zugang für die Benutzer im Frontend einrichten (oder im Backend: ist in dieser Anleitung nicht enthalten) (optional)

Planung

Genau planen, was der Workflow leisten soll. Die Planung ist immer der wichtigste Teil. Diese Fragen sollten bei der Planung nützlich sein:

• Wie viele Benutzergruppen (auch wenn es nur einen Benutzer in dieser Gruppe gibt) müssen eine Aufgabe übernehmen?
• Wie viele verschiedene Aufgaben wird es im Workflow geben?
• Muss eine der Gruppen Benachrichtigungen erhalten, um ihre Aufgabe zu erfüllen?
• Werden die Gruppen ihre Aufgaben über das Frontend oder das Backend oder eine Mischung aus beiden verrichten?
• Welche Kategorien haben einen/diesen Workflow?
• Werden unterschiedliche Kategorien unterschiedliche Workflows haben?

Erstes (Beispiel-)Szenario

• Eine Benutzergruppe kann Blogbeiträge erstellen, diese aber nicht veröffentlichen
• Eine zweite Benutzergruppe genehmigt die Blogbeiträge und veröffentlicht sie

Anlegen neuer Benutzergruppen

1. Zu Benutzer → Gruppen → Neu wechseln
2. Den Gruppentitel eingeben: Blog-Autor
3. Die Übergeordnete Gruppe auswählen: Registriert
4. „Speichern & Neu“ klicken
5. Den Gruppentitel eingeben: Blog-Freigabe
6. Die Übergeordnete Gruppe auswählen: Registriert
7. „Speichern & Schließen“ klicken

Neuen Benutzer anlegen (oder vorhandenen Benutzer bearbeiten)

Using the directions on create your new Users.

1. Benutzer anlegen und diese(n) der Benutzergruppe Blog-Autor zuordnen.
2. Benutzer anlegen und diese(n) der Benutzergruppe Blog-Freigabe zuordnen.

HINWEIS: Wenn gewollt ist, dass die Benutzer bei einem Übergang (siehe weiter unten) Benachrichtigungen erhalten, dann die Option System-E-Mails erhalten bei jedem Benutzer, der Benachrichtigungen erhalten soll, aktivieren.

Workflow erstellen

1. Zu Inhalt → Workflows → Neu wechseln
2. Den Namen eingeben: Blog-Workflow
3. „Speichern & Schließen“ klicken

HINWEIS: Diesen Workflow nur dann als Standard markieren, wenn er für sämtliche neuen Beiträge, die in Kategorien ohne zugewiesenen Workflow erstellt werden, als Standard-Workflow verwendet werden soll. Bestehende Beiträge werden nicht geändert.

Stufe(n) des Workflows erstellen

1. In der Listenansicht Workflows auf den Link "verwalten" neben dem Blog Workflow in der Spalte Status klicken. Der Standardstatus Veröffentlicht wird angezeigt.
2. Auf den Standardstatus klicken und den Titel in „Veröffentlicht“ ändern: Neuen Blogbeitrag veröffentlichen.
3. The Condition of items in this state: Published will remain unchanged.
4. Click Save & New.
5. Enter the Title: New blog post, unpublished.
6. Change the Condition of items in this State to Unpublished.
7. Change the Default to Yes (Green) since this is the Default State for Articles in this Workflow.
8. Click Save & Close.

Create Transition for the Workflow

There are two ways to access Transitions:

1. Click Transitions from the sidebar while in the States list view.
2. Click the blue line with arrows in both directions from the Workflow list view.

1. Go to Transitions.
2. Click New.
3. Add the Title: Approve/Publish
4. Select the State New blog post – unpublished in the From state field drop-down.
5. Select the State Publish new blog post in the To state field drop-down.
6. Click Save and remain in this Transition.
7. Click the Permissions tab of the Transition.
8. Select the User Group Blog Approvers.
9. For the Action Execute transition, select Allowed from the Select New Setting drop-down.
10. Click Save & Close.

NOTE: You can quickly access your States and Transitions from the Workflow list view. The orange circle is the States and has the quantity of States listed next to the Workflow Title. The blue line with arrows in both directions is for Transitions and shows the quantity of Transitions for the Workflow.

Assign Workflow & User Group Permissions to the Category

1. Go to Content → Categories
2. Access the Blog Category (or create it if necessary) and click the Workflow tab.
3. Click the drop-down and select Blog Workflow.
4. Click the Permissions tab.
5. Click on the Blog Poster User Group.
6. For the Action Create and Edit, change the Select New Setting drop-down to Allowed.
7. Click on the Blog Approvers User Group.
8. For the Action Delete, Edit, Edit State and Edit Own, change the Select New Setting drop-down to Allowed.
9. Click Save & Close.

For more information on ACL and assigning permissions to User Groups, see the ACL Tutorial.

Setting up Notifications

Notifications use the Joomla core Messaging component. It is very basic. When enabled for Workflows, it will send a message to the User associated with the Group assigned to the Transition. The message simply states that they have a message in the site. It will then be their responsibility to login and check the articles that need approval and publish them.

To set up notifications for the Workgroup Transitions:

1. Go to Extensions → Plugins
2. Click the Table Options button and Select Type of content
3. Click on Content – Joomla and then toggle Yes for Email on transition execution
4. Then make sure that the Users themselves have Receive System Emails toggled to Yes in Users → Manage.

To set it up so that Users can Post and Approve from the frontend

1. Create a Menu Item for the Menu Item Type Login so that your Blog Posters can login.
   Menus → Choose or create a menu → New → Users → Login
   OR
2. Create a module for Login so that your Blog Posters can login.
   Extensions → Modules → New → Login
3. Add a Menu Item to a Menu that displays only for the Registered User Group to Add an article
   Menu Item Type Articles → Create Article
   NOTE: this will display for all Registered Users unless you create an Access Level for your Blog Poster User Group and select this in the Menu Item under Access.
4. When your User logs in, they add an Article, enter the content and Save.
5. This will trigger a notification to the Blog Approvers Users that there is a new private message on the site. It doesn’t get more specific than that. Approvers should just come to the site and approve the Article. It will also send a message to Super Admins.
6. When the Blog Approver logs in, they can navigate to where the new article will appear. They will be able to see the unpublished article and edit it/approve it/publish it. Then they can Save & Close and logout.

Admin note: Super Admins can use Batch to move existing Articles to a different workflow than it is currently assigned. It won’t make a difference if the Articles are already published.

Scenario #2

Add another scenario here to help others see the power of Workflows. Docs can be edited or added to by anyone with an account.

Related Information

See also:

• Publishing Workflow Implementation
• Publishing Workflow