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Was ist ein Sprint?

Ein Sprint ist eine spezielle Sitzung, in der eine Gruppe von Freiwilligen an einem einzigen regionalen Standort zusammenkommt, um an einem bestimmten Projekt für Joomla zu arbeiten. Beispiele für Sprintsitzungen könnten UI/UX-Verbesserungen, die Arbeit an neuen Funktionen oder langfristige Planungs- und Architekturarbeiten sein. Normalerweise werden sechs bis zehn erfahrene Personen für zwei oder mehr Tage zu diesen Veranstaltungen zusammengebracht.

Sprints werden von Mitgliedern der Joomla-Gemeinschaft unter der Leitung und Aufsicht des Production Leadership Teams (PLT) organisiert. Finanzielle Mittel stehen zur Verfügung, um diese Veranstaltungen durch das Budget des Production Leadership Teams und andere Sponsoren zu unterstützen.

Vorschlagen eines Sprints

Wer darf einen Sprint vorschlagen?

Sprints können von jedem vorgeschlagen werden. Das PLT wird alle Vorschläge sorgfältig prüfen und sich mit dem benannten Sprint-Organisator in Verbindung setzen, um eine Entscheidung zu treffen. Das PLT kann sich mit weiteren Fragen an den Sprint-Organisator wenden, bevor es eine endgültige Entscheidung trifft, insbesondere wenn der ursprüngliche Vorschlag nicht alle Informationen enthält.

Geht es bei Sprints immer um Code?

Nein, obwohl das wahrscheinlich der Fall sein wird. Andere Möglichkeiten sind Planung, Architektur und Dokumentation, aber das PLT ist auch für andere Vorschläge offen.

Wie sollte ein Sprintvorschlag eingereicht werden?

Bitte die Sprint-Vorschläge mit diesem Formular einreichen:

Joomla Sprint-Anwendung

Welche Informationen sind für einen Sprint-Vorschlag erforderlich?

Ein Sprint-Vorschlag muss die folgenden grundlegenden Informationen enthalten:

• Name und E-Mail-Adresse der Person, die den Sprint organisieren wird. Dies ist die Person, an die wir uns bei Fragen zum Sprintvorschlag wenden werden.
• Name und E-Mail-Adresse der Person, die den Sprint leiten wird (falls abweichend).
• Eine Beschreibung der Ziele des Sprints. Ziele sind Absichtserklärungen, auf die die Bemühungen gerichtet sind. Sie können recht allgemein gehalten sein und müssen nicht streng messbar oder greifbar sein.
• Was sind die Ziele des Sprints. Ziele sind spezifische Aufgaben, die die Erreichung der Ziele unterstützen sollen, und sollten sowohl messbar als auch greifbar sein.

Wie viel Geld steht zur Verfügung?

Dem Projekt stehen nur begrenzte Mittel für Sprint-Events zur Verfügung, und wir müssen das Geld klug ausgeben. Es gibt keine festen Grenzen, aber als Richtwert erwarten wir, dass die meisten Vorschläge zwischen 6000 und 10000 US-Dollar liegen.

Wenn es Ihnen gelingt, einen oder mehrere Sponsoren zu gewinnen, umso besser. Anstelle eines Geldbetrags könnten Sie beispielsweise Sponsoren für die Kosten des Veranstaltungsortes oder der Verpflegung suchen.

Wie wähle ich einen Standort aus?

Der Veranstaltungsort sollte sorgfältig ausgewählt werden, da die Reisekosten die Gesamtkosten der Veranstaltung erheblich beeinflussen können. Ein guter Anfang ist es, die Zahl der Teilnehmer, die über weite Entfernungen anreisen, zu minimieren, indem die Veranstaltung auf dem am besten geeigneten Kontinent stattfindet.

Die Wahl eines Standorts in der Nähe eines internationalen Flughafens ist in der Regel eine gute Idee, obwohl die Kosten für den Veranstaltungsort wahrscheinlich höher sind.

Welche zusätzlichen Informationen sind nötig?

Es werden auch eine Reihe zusätzlicher Fragen gestellt, deren Beantwortung jedoch auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden kann, wenn die Antworten zum Zeitpunkt der Einreichung noch nicht vorliegen. Beachten Sie jedoch, dass eine endgültige Entscheidung erst dann getroffen werden kann, wenn fast alle Informationen vorliegen.

• Veranstaltungsort.
• Wie viele Personen werden eingeladen?
• Wen möchten Sie einladen? Die Liste muss zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig sein und wir sind uns bewusst, dass einige Personen ausfallen können.
• Wie hoch ist der voraussichtliche Gesamtbetrag der Mittel, die Sie vom PLT erhalten möchten?
• Wie hoch sind die ungefähren Reisekosten für alle Teilnehmer?
• Wie hoch sind die ungefähren Kosten für die Unterbringung aller Teilnehmer?
• Wie hoch sind die ungefähren Kosten für den Veranstaltungsort?
• Wenn der Veranstaltungsort und die Unterkunft nicht in der Nähe liegen, wie werden die Teilnehmer zur und von der Unterkunft reisen?
• Wie hoch sind die ungefähren Kosten für Mahlzeiten und andere Nebenkosten für alle Teilnehmer?
• Gibt es Sponsoren, die sich an den Kosten beteiligen, und wenn ja, in welcher Höhe (bei Geldsponsoring) oder auf welche Weise (bei nichtmonetärem Sponsoring wie z. B. "kostenlose Bereitstellung des Veranstaltungsortes")?
• Gibt es in dem Land, in dem der Sprint stattfinden soll, Einreise- oder Visabeschränkungen? Gibt es medizinische Anforderungen, wie z. B. Impfungen?

Welche Kriterien gelten für die Annahme?

Es gibt keine festen Annahmekriterien für Sprint-Vorschläge. Das PLT wird bei der Entscheidung, welche Vorschläge unterstützt und finanziert werden sollen, Folgendes berücksichtigen:

• Sind die Sprint-Ziele klar beschrieben und stimmen sie mit der Vision des PLT für das betreffende Produkt überein?
• Sind die Ziele klar formuliert? Sind sie greifbar und messbar?
• Ist das Budget realistisch und stimmt es mit dem Sprint-Budget des PLT überein?

Was, falls mein Vorschlag abgelehnt wird?

Für den Fall, dass Ihr Vorschlag vom PLT nicht offiziell genehmigt und finanziert wird, steht es Ihnen natürlich frei, die Veranstaltung zu organisieren, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass dies auf Ihr eigenes Risiko geschieht und nicht durch das Projekt finanziert wird.

Nach erfolgter Genehmigung

Sobald das PLT Ihren Veranstaltungsvorschlag genehmigt hat, werden Sie mit der guten Nachricht kontaktiert und können dann die notwendigen Buchungen und sonstigen Verpflichtungen vornehmen. Sie sollten Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer bitten, ihre Reisevorbereitungen so bald wie möglich zu treffen, insbesondere wenn es um die Buchung von Flugtickets geht, da die Ticketpreise drastisch steigen können, je näher der Termin rückt.

Das PLT auf dem Laufenden halten

Eine Voraussetzung für die Genehmigung der Veranstaltung ist, dass Sie das PLT über die laufende Organisation des Sprints auf dem Laufenden halten. Das PLT benötigt einmal pro Monat einen kurzen Bericht über den Fortschritt, der jedoch nur aus ein oder zwei Sätzen bestehen muss, in denen die erledigten Aufgaben beschrieben und die zu lösenden Probleme hervorgehoben werden.

Das PLT wird ein gemeinsames Google Doc erstellen, in dem alle Informationen zur Veranstaltung festgehalten werden sollten. Insbesondere sollten Sie die Tabelle mit den Teilnehmern und den veranschlagten Kosten so detailliert wie möglich ausfüllen und sie auf dem neuesten Stand halten, sobald genauere Zahlen verfügbar sind.

Die Teilnehmer auf dem Laufenden halten

Der Sprint-Organisator ist dafür verantwortlich, die Teilnehmer über die Fortschritte bei der Organisation der Veranstaltung zu informieren. Bitte stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer klare Anweisungen darüber erhalten, wann sie ihre Reise buchen können, wie sie die Kostenerstattung beantragen können und welche Leistungen sie in Anspruch nehmen können bzw. nicht in Anspruch nehmen können. Stellen Sie bitte auch sicher, dass klare Anweisungen für die An- und Abreise zum Veranstaltungsort gegeben werden. Im Idealfall geben Sie eine Telefonnummer an, unter der Sie bei Problemen mit der Anreise Unterstützung vor Ort erhalten können.

Nach der Veranstaltung

Post-Event-Kommunikation

Vom Organisator der Veranstaltung wird erwartet, dass er einen Artikel über die Veranstaltung und die erzielten Ergebnisse für die nächste geeignete Ausgabe des Joomla-Magazins (magazine.joomla.org) schreibt. Ein PLT-Mitglied wird Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie dabei Hilfe benötigen.

Bericht an das PLT

Ein abschließender Bericht an das PLT ist obligatorisch. In diesem Bericht sollte die Veranstaltung kritisch betrachtet und beschrieben werden, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Der Bericht sollte auch darauf eingehen, inwieweit die einzelnen Ziele erreicht wurden. Wenn die Kosten bekannt sind, sollten auch die Endkosten angegeben werden. Der PLT wird diesen Bericht nutzen, um künftige Sprints zu verbessern und sicherzustellen, dass die begrenzten Mittel optimal eingesetzt werden.

Wie beantrage ich die Erstattung durch das PLT?

Die Kosten für den Veranstaltungsort und die Unterbringung aller Teilnehmer werden in der Regel vom Veranstalter übernommen. Die Erstattung dieser Kosten sowie aller anderen Kosten, die nicht direkt von den einzelnen Teilnehmern getragen werden, sollte in den Antrag des Veranstalters aufgenommen werden.

Teilnehmer, bei denen es sich nicht um den Organisator der Veranstaltung handelt, sollten einen individuellen Antrag für die ihnen entstandenen Kosten stellen.

Ein Antrag pro Person wird bevorzugt. Normalerweise sollten die Anträge im Nachhinein gestellt werden, aber wenn dies zu finanziellen Schwierigkeiten führen würde, wenden Sie sich bitte an das PLT, da wir Ihnen wahrscheinlich helfen können.

Wir werden Ihnen einen Link zum Antragsformular zusenden, sobald die Genehmigung für die Veranstaltung erteilt wurde.

Alle Anträge müssen in Übereinstimmung mit den Richtlinien des Finanzteams gestellt werden. Das PLT oder das Finanzteam stehen Ihnen für alle Fragen zur Verfügung, die möglicherweise auftreten.

Der Sprint-Organisator muss sicherstellen, dass alle Teilnehmer in dem gemeinsamen Google Doc aufgeführt sind. An Personen, die nicht als Teilnehmer aufgeführt sind, können keine Erstattungen vorgenommen werden.