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Qu'est-ce qu'un Sprint ?

Un 'Sprint' est une session au cours de laquelle un groupe de bénévoles se rassemblent en un seul emplacement géographique afin de travailler sur un projet Joomla! spécifique. Par exemple, des séances 'sprint' peuvent avoir pour objectif des améliorations UI/UX, de travailler sur de nouvelles fonctionnalités ou au travail de planification ou sur l'architecture. En général, de six à dix personnes expérimentées se réunissent pour deux jours ou plus lors de ces événements.

Les Sprints sont organisés par les membres de la Communauté Joomla! sous la direction et la gestion de la Production Leadership Team (PLT). Le financement de ces événements est couvert par le biais du budget de la PLT et avec l'assistance d'autres sponsors.

Proposer un Sprint

Qui peut proposer un Sprint ?

Les Sprints peuvent être proposés par n'importe qui. La PLT examinera toutes les propositions avec le plus grand soin et sera en contact avec l'organisateur du Sprint afin de lui faire part d'une décision. La PLT pourra prendre contact avec l'organisateur pour clarifier certaines questions avant de prendre une décision finale, en particulier si la proposition initiale n'a pas permis de fournir l'ensemble de renseignements nécessaires.

Les Sprints concernent-ils toujours le code ?

Non, même si la plupart le feront probablement. D'autres domaines tels que la planification, l'architecture et la documentation peuvent en faire l'objet mais la PLT est ouverte à d'autres suggestions.

Comment soumettre une proposition de Sprint ?

Veuillez soumettre vos propositions en utilisant ce formulaire :

Soumission d'un Sprint Joomla!

Quelles informations sont requises dans le cadre d'une proposition de Sprint ?

Une proposition de Sprint doit présenter les informations de base suivantes :

• Le nom et l'adresse email de la personne qui organise le Sprint. Il doit s'agir de la personne qui sera contactée pour des questions concernant la proposition de Sprint.
• Le nom et l'adresse email de la personne qui sera en charge de la session Sprint (si différente).
• Une description des buts du Sprint. Ces buts sont les énoncés des objectifs vers lesquels les efforts seront concentrés. Ils peuvent être assez génériques et n'ont pas besoin d'être strictement mesurables et tangibles.
• Quels sont les objectifs du Sprint ? Les objectifs sont les tâches spécifiques qui sont déployés pour soutenir la réalisation des objectifs et devraient être à la fois mesurables et tangibles.

Combien d'argent est disponible ?

Le projet a des fonds disponibles limités concernant les sessions Sprints la PLT se doit de dépenser son budget à bon escient. Il n'existe pas de limites définies mais pour donner une idée, la plus part des propositions sont faites pour un budget compris entre 6 000 US$ et 10 000 US$.

Si vous êtes en mesure d'attirer un ou plusieurs sponsors, cela n'en sera que mieux. Au lieu d'une somme en espèces, vous pourriez envisager de demander à des sponsors de couvrir les charges liées au lieu ou aux frais de restauration par exemple.

Comment choisir un emplacement ?

L'emplacement doit être choisi avec soin car les frais liés aux déplacements peuvent affecter de manière significative le coût total de l'événement. Réduire le nombre de participants éloignés en choisissant pour l'événement le continent le plus approprié est un bon début.

Le choix d'un lieu situé à proximité d'un aéroport international est généralement une bonne idée même si le coût de location de tels emplacements sont susceptibles d'être plus élevés.

Quelles autres informations supplémentaires sont nécessaires ?

Un certain nombre de questions supplémentaires sera également demandé et si ne pas y répondre immédiatement n'est pas un problème, le fait de ne pas avoir les réponses au moment de la soumission peut engendrer un retard dans la décision finale. Veuillez noter également qu'aucune décision définitive ne pourra être donnée avant que l'ensemble de ces informations ne soit disponible.

• L'emplacement.
• Combien de personnes seront invitées ?
• Qui aimeriez-vous inviter ? La liste n'a pas besoin d'être complète à ce stade et nous sommes conscients que certaines personnes peuvent ne seront finalement peut-être pas présentes.
• Quel est le montant total prévisionnel de financement que vous souhaiteriez obtenir de la PLT ?
• Quel est le coût approximatif des déplacements pour tous les participants ?
• Quel est le coût approximatif de l'hébergement pour tous les participants ?
• Quel est le coût approximatif pour le lieu retenu ?
• Si les lieux d'hébergement et de session sont éloignés, comment les participants feront la navette et à quel coût ?
• Quel est le coût approximatif des repas et autres frais accessoires pour tous les participants ?
• Existe-t-il des sponsors qui contribuent à couvrir les frais et si oui, a hauteur de quel montant (pour les sponsors financiers) ou de quelle manière (pour les sponsors proposant un autre type d'aide comme par exemple, la mise à disposition de locaux) ?
• Existe-t-il des restrictions ou des visas d'entrées pour le pays où se déroulera le 'Sprint' ? Existe-t-il des exigences médicales comme des vaccinations ?

Quels sont les critères d'acceptation ?

Il n'existe pas de critères rapide et stricts d'acceptation des proposition de sprint. Au moment de décider quelles propositions soutenir, la PLT prendra en notamment en considération :

• Les objectifs du sprint sont-ils assez clairement détaillés et s'inscrivent-ils dans la vision de développement souhaitées par la PLT ?
• Les objectifs sont-ils clairement énoncés ? Sont-ils tangibles et mesurables ?
• Le budget est-il réaliste et ne s'inscrit-il dans le budget prévisionnel de la PLT ?

Que faire si ma proposition est rejetée ?

Dans le cas où votre proposition n'aurait pas reçue l'approbation officielle et le financement de la PLT, vous restez bien sûr libre de poursuivre l'organisation de l'événement, mais vous devez comprendre que cela sera de votre responsabilité et les charges ne seront pas financés par le projet.

Après que l'approbation ait été accordée

Une fois que le PLT a approuvé votre proposition d'événement, vous serez contactez pour être informé de la bonne nouvelle et vous pourrez alors faire les réservations nécessaires. Vous devriez alors demander aux participants préparer leur voyage dès que possible, surtout si cela implique la réservation de billets d'avion, le prix des billets pouvant augmenter fortement plus la date approche.

Continuer à informer la PLT

Une des conditions pour l'obtention de l'agrément est de continuer à tenir informée la PLT sur l'organisation du sprint. La PLT demandera la communication mensuelle d'un bref rapport sur les progrès réalisés. Cela peut n'être qu'une ou deux phrases décrivant les tâches accomplies et la mise en lumière des problèmes à résoudre.

La PLT mettra en place et partagera un Google Doc dans lequel l'ensemble des informations relatives à l'événement seront enregistrés. Il vous incombera notamment de compléter le tableau des participants et les coûts prévus au budget avec autant de détails que possible et de maintenir le document à jour.

Continuer à informer les participants

L'organisateur du sprint est responsable de l'information des participants concernant les progrès quant à l'organisation de l'événement. Veuillez vous assurer que des instructions claires soient données aux participants afin qu'ils puissent réserver leur voyage, qu'ils puissent entreprendre les demandes de remboursement et qu'ils connaissent les choses qu'ils peuvent ou non réclamer. Veuillez également fournir des instructions claires en ce qui concerne la façon de se rendre sur le lieu de l'événement. Idéalement, veillez à fournir un numéro de téléphone qui pourra être utilisé pour toute assistance concernant la logistique.

Après l'événement

La communication post événement

L'organisateur de l'événement sera en charge de la rédaction d'un article décrivant l'événement et les résultats obtenus, article qui sera publié dans le Joomla! Community Magazine (magazine.joomla.org). Un membre de la PLT sera à votre disposition en cas de besoin.

Rapport à la PLT

La transmission d'un rapport final à la PLT est nécessaire. Ce rapport devra relater toutes les informations et critiques sur l'événement, en décrivant ce qui a bien fonctionné et, le cas échéant, les choses qui se sont moins bien passées. Le rapport devra également relater le degré de réalisation de chacun des objectifs qui auront ou non été atteints. Le coût final devra également être inclus. La PLT utilisera ce rapport pour aider à améliorer les sprints à venir et pour s'assurer de l'utilisation appropriée des fonds octroyés.

Comment puis-je réclamer le remboursement par la PLT ?

Les coûts liés au lieu et les frais d'hébergement pour tous les participants doivent normalement être payés par l'organisateur de l'événement. Le remboursement pour ces dépenses ainsi que d'autres engagées directement par les participants sera effectué à l'organisateur de l'événement suivant la demande soumise.

Les participants, autres que l'organisateur de l'événement, doivent soumettre une demande individuelle pour les dépenses qu'ils ont eux-mêmes supportés.

Une seule demande par personne est souhaitée. Les réclamations doivent normalement être effectués sur des arriérés de dépenses ayant été engagées, mais si cela entraîne des complications financières, veuillez contacter la PLT qui pourra très certainement vous aider.

Une fois que l'approbation de l'événement aura été accordée, nous vous communiquerons un lien pour le formulaire de réclamation.

Toutes les réclamations doivent être effectuées en conformité avec les politiques régissant la Finance Team. La PLT, comme la Finance Team sont disponibles afin de répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser.

L'organisateur du sprint doit s'assurer que tous les participants sont listés dans le Google Doc partagé. Les remboursements ne pourront pas être demandés pour des personnes non répertoriées en tant que participant.