La gestion d'un Groupe d'Utilisateurs Joomla! (JUG)

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Il existe différents éléments à prendre en compte ou questions auxquelles il convient de répondre lorsque l'on a la gestion d'un Groupe d'Utilisateurs Joomla! (JUG). Voici une liste de questions auxquelles vous pourriez avoir à répondre.

Devrions-nous accepter le parrainage de sociétés pour notre groupe ?

Oui, il est tout à fait envisageable de faire parrainer un événement par une société privée afin de couvrir les frais liés à la restauration, aux frais de déplacement ou autres. Cela ne veut pas dire que chaque offre de parrainage doit être acceptée et il appartient aux organisateurs du JUG d'exercer leur pouvoir discrétionnaire pour s'assurer que les entreprises concernées partagent les valeurs de la Communauté et de l'open source.

Certains sponsors souhaitent également participer aux réunions et se présenter au groupe, mais vous devez vous assurer que ce n'est pas uniquement un argument pour la vente de leurs produits ou services et qu'il existe bien un lien avec un sujet d'intérêt pour vos membres.

Comment trouver des interlocuteurs pour notre groupe ?

Demandez tout simplement aux professionnels locaux, ils sont souvent très heureux de partager leur savoir sur Joomla. Consultez également la page sur les conférenciers de groupe d'utilisateurs https://docs.joomla.org/Joomla_User_Group_Speakers. Ces conférenciers seront heureux de partager leurs connaissances et vous pouvez également vous ajouter à la liste !

Demandez également à vos participants réguliers. L'un des thèmes les plus demandés aux Pays-bas est par exemple "Docteur Joomla!" où les participants qui ont un problème ou une question peuvent échanger et souvent, les problèmes sont résolus sur place.

Vous pouvez aussi organiser des actions communautaires sur une extension (Extension Potluck, JUG Bay Area, California, USA) ou des études de cas où plusieurs membres d'un groupe sont impliqués.

Comment pouvons-nous continuer à rendre nos réunions intéressantes pour tous les niveaux d'expériences ?

Les niveaux de compétence des participants peuvent varier du débutant à l'utilisateur expérimenté ou encore au développeur. Pour que tout le monde reste intéressé, il peut être utile d'organiser différentes présentations lors de chaque réunion, une orientée pour les débutants et une autre pour les utilisateurs avancés ainsi qu'une discussion plus générale où toutes sortes de questions peuvent être discutées.

Quelle doit être la fréquence de nos rencontres ?

Beaucoup de JUG se réunissent sur une base mensuelle, mais vous pouvez très bien vous rencontrer moins souvent comme une fois tous les deux, trois ou six mois. Il est souvent utile de définir un calendrier de réunions périodiques, tels que le deuxième mardi de chaque mois, de sorte que les membres réguliers sachent aisément quand se déroulera la prochaine réunion. La cohérence est un élément clé pour une bonne participation.

De quels équipements ai-je besoin et comment puis-je me les fournir ?

Lors de vos présentations, il est quasi indispensable de pouvoir disposer d'un projecteur, d'un écran ou d'un mur. De nombreux sites seront en mesure de fournir ce matériel. Cependant, si ce n'est pas le cas, il existe différentes façons afin d'obtenir de tels équipements. Une solution est de l'emprunter à un membre ou à une société. Sinon, il reste possible de louer pour une modique somme ce type d'équipement. En fonction de la méthode de financement de votre JUG, il peut être également possible d'acheter un projecteur avec le surplus des fonds recueillis.

Une connexion Internet est très souvent exigée par les conférenciers notamment afin de pouvoir montrer certains sites pendant les présentations. Certains lieux peuvent fournir une connexion Internet, ou vous pouvez éventuellement utiliser une connexion à large bande mobile ou celle d'un téléphone mobile en partage de connexion.

Comment puis-je gérer les réservations pour assister aux réunions ?

Nombre de JUG utilisent meetup.com pour la réservation et la gestion d'évènement. Vous pouvez utiliser une extension tierce Joomla! sur un site Joomla! si vous le souhaitez. Si vous utilisez meetup.com, il va gérer tout ceci et notamment les réponses aux demandes de confirmation afin de connaître précisément ceux qui viendront ou non. L'utilisation de meetup.com présente des avantages comme des inconvénients. Pour beaucoup, les avantages l'emportent sur les inconvénients. Meetup.com étant, les membres peuvent peut-être participer à son financement pour le JUG.

Vous pouvez également souhaiter utiliser une page Facebook qui permet la création et la gestion d'événements. Ceci vous permet également de collecter des participations et contacter ceux qui y assistent (ou pas) à moindre coût. L'inconvénient est que les personnes doivent être sur Facebook ce qui n'est pas le cas de tout le monde.

Comment puis-je communiquer avec les autres Membres du groupe ?

Les réunions devraient être efficacement diffusées sur les médias sociaux tels que Twitter, Facebook et Google Plus.

Si vous utilisez meetup.com, vous disposez d'un système de notification pour les Membres afin de connaître les réunions programmées ainsi que d'un système de rappel automatique une semaine avant et la veille de l'événement.

Certains JUG utilisent également un système de liste de diffusion par courriel afin de communiquer avec leurs membres.

Mentionner votre réunion sur events.joomla.org est également un autre moyen de communication, qui présente l'avantage d’accroître la visibilité à notre équipe de relations publiques.

Comment puis-je obtenir de l'aide si j'ai un problème ?

Vous pouvez ouvrir un ticket sur le site d'aide de la communauté des groupes d'utilisateurs Joomla. Il existe également un groupe Glip pour les organisateurs. Ouvrez un ticket afin que nous puissions vous ajouter si vous organisez un JUG.

Comment puis-je relancer un groupe d'utilisateurs inactif ?

Vous pouvez ouvrir un ticket dans le centre d'assistance pour les groupes d'utilisateurs Joomla! et la JUG team pourra vous aider à déterminer ce qu'il est nécessaire de faire pour relancer un JUG inactif.

Quelles sont les meilleures pratiques pour un JUG ?

Impliquer des personnes, les informer, les inviter.

Soyez cohérent dans vos dates et lieu de réunion (si possible).

Planifier et annoncer votre rencontre au moins deux semaines à l'avance pour une meilleure fréquentation. L'été est généralement plus calme et les participants moins nombreux. Envisagez de faire une réunion simple à préparer, comme "Open Joomla" ou "Études de Cas" où les membres du groupe peuvent prendre la parole sur leurs sites Joomla! et la façon dont ils exécutent des tâches.

Au début de chaque réunion, faites des annonces aussi bien pour votre groupe que pour Joomla!. En visitant la page d'accueil de joomla.org, vous pouvez voir les dernières annonces et blogs de Joomla. Informez les membres sur les évènements à venir en vous rendant sur events.joomla.org. S'il y a d'importantes conférences à venir ou de nouvelles versions, informez-en votre groupe.

Gardez à l'esprit les intérêts de vos groupes en leur demandant ce qu'ils aimeraient apprendre. Les templates sont toujours un sujet populaire. Les nouvelles versions du CMS nécessitent souvent des explications, une réunion de JUG est le lieu parfait pour se faire.

Apprendre à faire une réunion "Pizza, Bugs and Fun" lorsque votre JUG peut faire de la recherche de bogues.

Restez en contact avec votre JUG. Chaque mois de janvier, demandez-leurs quels sujets ils souhaiteraient aborder au cours de l'année.

Orientez les personnes rencontrant des problèmes complexes vers les bonnes ressources Joomla!, comme la Trademark, les forums et divers groupes de travail.

Puis-je obtenir un site pour JUG contenant l'ensemble des fonctionnalités nécessaires (info-lettres, liste de diffusion) ?

Non, ce n'est pas possible. Chaque JUG est différent, chaque culture est différente, de même que les langues. De ce fait, il n'existe pas de ressources ou d'outils disponibles qui vous fourniraient tous les éléments nécessaires.

Où sont les listes des JUG officiels?

Vous pouvez consulter tous les Groupes utilisateurs Joomla! enregistrés sur https://community.joomla.org/user-groups.html. Nous ne fournissons pas de listes de groupes ou d'organisateurs à qui que ce soit, ni même au sein du Projet Joomla.